LES 5 S COMME VOUS NE LES AVEZ JAMAIS IMAGINES

En 2005 à Paris, aux journées de l’APICS en France, je commençai mon exposé « 5S ET SUPPLY CHAIN MANAGEMENT – UNE TECHNIQUE DE BASE AU SERVICE DE LA FIABILITÉ DES DONNEES MAITRES D’UN ERP » par les mots suivants :

« S’abandonner à la saleté au désordre, c’est déjà pour quelqu’un ne plus s’appartenir, c’est reconnaître sans s’en apercevoir la supériorité de la Matière, de la Machine, du Milieu, sur la Méthode et sur l’individu (Main d’œuvre)» (5M)

Les Japonais se sont très tôt rendu compte que la délinquance et la violence régnaient uniquement dans les villes sales, mal éclairées, à l’infrastructure mal entretenue, à l’absence de règles de circulation claires et visibles par tous, ainsi que dans celles où régnait la confusion des rôles et des responsabilités dans l’organisation de la vie de la cité. Par analogie ils en ont déduit que la situation serait la même dans une usine, un atelier, un bureau, etc…

De cette prise de conscience est née dans l’après-guerre la méthode 5S déployée depuis dans le monde entier et dans tous les types d’industrie. »

Lorsque je prête aujourd’hui attention aux médias, et que j’entends parler de tous les problèmes qui sévissent dans nos quartiers et nos cités, lorsque je constate les difficultés que nos dirigeants ont à trouver des solutions, je ne peux m’empêcher de voir une certaine analogie avec les enseignements que j’ai pu tirer de nombreuses années d’application approfondie de la méthodologie 5S.

Je ne fais pas allusion ici à la méthodologie communément utilisée, qui peut parfois prendre une mauvaise tournure, comme me le soufflait malicieusement un chef d’entreprise à une époque, en évoquant que chez lui et chez beaucoup d’autres, la méthode se limitait aux 3S, car s’étant arrêtée comme souvent, aux actions de nettoyage et de rangement.

Je voudrais au contraire parler des 5 S tels que je les ai appris, puis enseignés et déployés avec Proconseil, qui constituent bien davantage une méthode simple mais révolutionnaire, qui vise à transformer profondément le comportement des occupants, des « habitants » d’un espace donné, en faisant naitre pas à pas un sentiment d’appartenance à cet espace, avec un objectif très clair qui est d’atteindre 100% de conformité par rapport à l’objectif assigné aux occupants des lieux.

Créer un sentiment d’appartenance authentique et solide ne peut être réalisé sans une planification minutieuse et une approche stratégique. Voici quelques étapes clés pour y parvenir:

  1. Réunir les habitants : Organisez des rencontres régulières entre management et habitants de l’espace de travail pour leur permettre de se rencontrer, d’échanger et de tisser des liens. Favorisez l’interaction et l’inclusion, afin que chacun se sente partie prenante d’une communauté d’intérêts.
  2. Définir les limites de leur espace : En informant les habitants des frontières géographiques et des règles spécifiques de l’espace commun, vous leur donnez un sens clair de l’endroit où ils appartiennent. Cela peut être réalisé à travers des panneaux signalétiques, des marquages au sol … Assurez-vous que ces informations soient facilement accessibles à tous.
  3. Responsabiliser les habitants : Faites en sorte que les habitants se sentent propriétaires de leur environnement en leur donnant la possibilité de participer activement à sa gestion et à son aménagement. Encouragez-les à prendre des décisions concernant l’agencement de l’espace, les règles de propreté, ainsi que les procédures internes. De cette manière, ils comprendront que leur voix compte et que leurs contributions sont valorisées.
  4. Impliquer les habitants dans les décisions : Établissez des dispositifs permettant aux résidents de participer activement et de formuler des suggestions et de prendre des décisions. En offrant aux résidents la possibilité de s’exprimer, vous encouragerez leur implication et renforcerez ainsi leur sentiment d’appartenance.
  5. Collaborer avec les managers : Les managers jouent un rôle essentiel dans le processus de création d’un sentiment d’appartenance. Ils doivent être présents pour offrir soutien et orientation aux habitants, tout en travaillant étroitement avec eux pour établir des objectifs clairs. La coopération entre les gestionnaires et les résidents permettra de définir des attentes et d’assurer une communication fluide.
  6. Appliquer des règles et des sanctions : Afin de maintenir la performance au sein de l’équipe, il est crucial de rappeler aux résidents et aux visiteurs les règles de conduite applicables à l’espace commun. Les résidents ont la responsabilité de rappeler ces règles aux autres et de signaler tout comportement inapproprié. Dans les situations où aucun règlement amiable ne peut être trouvé en interne, et dans le but de préserver l’intégrité du groupe avec une politique de qualité absolue, les managers doivent être vigilants et prôner la tolérance zéro, ainsi que l’application de mesures disciplinaires strictes, le cas échéant.

En résumé, pour susciter un sentiment d’appartenance authentique, propice au développement d’une politique de qualité totale, il est essentiel d’adopter une approche fondée sur l’inclusion, l’autonomisation et la collaboration entre les résidents et les gestionnaires. En suivant ces étapes, il est hautement possible de créer une communauté solidaire où chacun se sent reconnu et pleinement engagé.

Aujourd’hui, en observant la montée de la délinquance dans nos villes et nos quartiers, je me suis remémoré la méthode utilisée par l’ancien maire de New York, Rudolph Giuliani, dans les années 90, pour rétablir la sécurité dans sa ville.

« Dans les années 80, le déclin de l’industrie avait couvert de friches les quartiers du Bronx et du Queens,. Les New-Yorkais aisés, fuyaient Manhattan et Brooklyn, se réfugiant dans les banlieues. Au centre-ville, les commerces baissaient les uns apres les autres leurs rideaux de fer. Downtown  se muait en une cour des Miracles minée par les tensions raciales. Plus d’un million de résidents vivent des aides sociales. Et la criminalité explosait d’autant plus vite que la cité plongeait dans le cauchemar du crack dont le boom de consommation provoquait, de Harlem au South Bronx, de sanglantes guerres de territoire entre gangs. Bien des New-Yorkais étaient terrifiés à la seule idée de prendre le métro. Central Park devenait progressivement un coupe-gorge dès la nuit tombée. Le berceau du rêve américain devenait l’une des plus dangereuses métropoles au monde. « (Géo – 03/10/2018)

Le maire Rudolph Giuliani est en effet largement reconnu pour avoir restauré la sécurité à New York pendant son mandat. Sa politique rigoureuse en matière de maintien de l’ordre a permis de réduire considérablement la criminalité dans la ville, ce qui a eu un impact indéniable sur la qualité de vie de ses habitants.

Il est essentiel de souligner que le rétablissement de la sécurité à New York a été le fruit d’un effort collectif englobant de nombreux acteurs, à commencer par les communautés locales et les résidents eux-mêmes.

Son approche proactive en matière de sécurité impliquait également une étroite collaboration avec les forces de l’ordre locales et une application stricte des lois en vigueur. Giuliani a également mis en place des programmes de prévention du crime et de lutte contre la toxicomanie, dans le but de s’attaquer aux racines des problèmes de sécurité urbaine.

Cependant, il est indéniable que le leadership fort et visionnaire de Rudolph Giuliani a joué un rôle essentiel dans cette transformation notable.

Sa solution pour “nettoyer” la ville ? La “tolérance zéro”.

Un credo sécuritaire qui s’appuie sur la puissante “théorie de la vitre brisée”, développée par les éminents criminologues James Wilson et George Kelling.

Selon eux : “Si la vitre brisée d’un immeuble ne reste pas réparée, toutes les autres fenêtres seront bientôt cassées… Une fenêtre non réparée envoie le signal que personne ne se soucie de la situation et que briser d’autres fenêtres ne coûte rien.” Ils affirment que c’est l’affaiblissement des liens sociaux et le manque de réaction face au désordre qui favorisent l’émergence de la délinquance.

Le constat révélait que les actes de dégradation, tels que les graffitis, la saleté, l’occupation de l’espace public, la consommation et la vente d’alcool ou de drogue, la mendicité et la prostitution, généraient non seulement de la résignation face au désordre, mais aussi un profond sentiment d’insécurité parmi les résidents locaux. De plus, cela donnait l’impression aux individus malveillants de pouvoir agir sans conséquences aucunes.

En conclusion, grâce aux mesures de sécurité mises en place sous la direction de Rudolph Giuliani, la ville de New York a connu une amélioration significative de sa sécurité, contribuant ainsi à renforcer son statut de l’une des villes les plus dynamiques et attractives du monde.

Par quelles recettes, parentes avec les mesures prises à NYC, avec quels ingrédients les 5S peuvent-ils donc contribuer à éliminer les sources de non-qualités dans un espace de travail ?

Tout d’abord, il y a le pouvoir du nettoyage , de la réparation et du rangement qui vise à la création d’un environnement ordonné et harmonieux. “Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place” est non seulement une phrase, mais aussi une philosophie qui favorise le bien-être et l’efficacité.

La standardisation joue ensuite un rôle crucial. En établissant des règles applicables à tous, elles créent un cadre commun dans lequel tous peuvent vivre ensemble en harmonie, en respectant ces règles mutuellement acceptées.

Le contrôle, avec une approche de tolérance zéro, permet quant à lui de maintenir la cohérence et la discipline. En traçant ensemble chaque problème et en identifiant ses causes profondes, il devient possible de les résoudre de manière définitive et de prévenir les récidives.

Enfin, sanctionner sans faille les déviations aux règles établies devient dans cet environnement une mesure indispensable afin de maintenir l’intégrité du système et d’assurer la responsabilité individuelle.

Vous l’aurez compris, l’implication de chacun est absolument cruciale pour assurer le succès de ce genre d’aventure. Ce n’est qu’en travaillant ensemble, que se créera cette culture de responsabilité partagée et de respect mutuel.

Quand je réfléchis à cette montée de violence dans nos cités, ne devrions-nous pas considérer les principes de la méthodologie des 5S comme une source d’inspiration bénéfique pour nos dirigeants ?

Emmanuel de Ryckel

#5S#qualitetotale #supplychainmanagement #tolerancezero #supplychain #pharmaceuticalindustry

5S, CRIMINALITY, ZERO TOLERANCE – WHAT’S THE CONNECTION?

THE 5S AS YOU’VE NEVER SEEN THEM BEFORE

In 2005 in Paris, at the APICS days in France, I began my presentation “5S AND SUPPLY CHAIN MANAGEMENT – A BASIC TECHNIQUE FOR ERP DATA RELIABILITY” with the following words:

“To surrender oneself to dirt and disorder is already for someone to no longer be part of himself, it is to recognise, without being conscious of it, the superiority of Matter, the Machine, the Environment, over the Method and over the individual (workforce)” (5M).

The Japanese realised very early on that criminality and violence only occurred in cities that were dirty, poorly illuminated, with poorly maintained infrastructure and a lack of clear and visible traffic flow rules, as well as in cities where there was a confusion of roles and responsibilities in the organisation of city life. By analogy, they concluded that the situation would be the same in a factory, workshop, office, etc…

This new awareness gave birth in the post-war period to the 5S method, which has since been deployed throughout the world in all types of industry.

When I pay more attention to the media these days, and hear about all the problems that prevail in our neighbourhoods and cities, when I see the difficulties that our leaders have in finding solutions, I can’t help but see a certain analogy with the lessons that I have been able to learn from many years of in-depth application of the 5S methodology.

I’m not referring here to the generally used methodology, which can sometimes take a wrong turn, as a company manager once maliciously told me, when he said that for him and for many others, the method was limited to the 3S, because it often stopped at cleaning and arranging things.

On the opposite, I’d like to talk about the 5 S’s as I learned them, then taught them and deployed them with Proconseil, which are much more a simple but revolutionary method, aimed at radically transforming the behaviour of the occupants, the ‘inhabitants’ of a given space, by gradually creating a feeling of ownership of that space, with a very clear objective of achieving 100% compliance with the goals assigned to the occupants of the premises.

Creating an authentic and solid sense of belonging cannot be achieved without careful planning and a strategic approach. Here are a few key steps to achieve this:

  1. Bringing people together: Organise regular meetings between management and people living in the workspace to enable them to meet, exchange ideas and forge links. Encourage interaction and inclusion, so that everyone feels part of a community of interests.
  2. Defining the boundaries of their space: By informing residents of the physical boundaries and specific rules of the community space, you give them a clear sense of where they belong. This can be done by means of signs, floor markings, etc. Make sure that this information is easily accessible to everyone.
  3. Empower residents: Make residents feel owners of their environment by giving them the opportunity to actively participate in its management and development. Encourage them to make decisions regarding the arrangement of space, cleanliness rules, as well as internal procedures. This way, they will understand that their voice matters and their contributions are valued.
  4. Engaging residents in decision-making: Establish mechanisms that enable residents to actively participate, provide suggestions, and make decisions. By giving residents the opportunity to express their opinions, you will encourage their involvement and enhance their sense of belonging.
  5. Collaborating with managers: Managers play an essential role in the process of creating a sense of belonging. They must be present to offer support and guidance to residents, while working closely with them to establish clear goals. Cooperation between managers and residents will help define expectations and ensure smooth communication.
  6. Applying Rules and Sanctions: In order to maintain performance within the team, it is crucial to remind residents and visitors of the conduct rules applicable to the common area. Residents have the responsibility to remind others of these rules and to report any inappropriate behavior. In situations where no amicable resolution can be found internally, and with the aim of preserving the group’s integrity with a policy of total quality, managers must be vigilant and advocate for zero tolerance, as well as the enforcement of strict disciplinary measures, if necessary.

In short, to create a real sense of belonging that is favourable to the development of a total quality policy, it is essential to adopt an approach based on inclusion, empowerment and collaboration between residents and managers. By following these steps, it is highly possible to create a supportive community where everyone feels recognised and fully involved.

Today, as I observed the rising crime rate in our cities and neighbourhoods, I was also thinking about the method used by the former mayor of New York, Rudolph Giuliani, in the 1990s, to restore safety to his city.

In the 1980s, the decline of industry covered the Bronx and Queens with wasteland. Rich New Yorkers escaped Manhattan and Brooklyn, taking refuge in the suburbs. In the city centre, businesses lowered their iron curtains one after the other. Downtown became a Court of Miracles undermined by racial tensions. More than a million residents live on welfare. And crime was exploding all the faster as the city plunged into the nightmare of crack cocaine, whose boom in consumption provoked bloody gang territorial wars from Harlem to the South Bronx. Many New Yorkers were terrified at the simple idea of taking the underground. Central Park gradually became a cut-throat after dark. The heart of the American dream was becoming one of the most dangerous metropolises in the world. “(Géo – 03/10/2018)

Mayor Rudolph Giuliani is generally acclaimed for restoring security to New York during his term in office. His rigorous policing practices have led to a significant reduction in crime in the city, which has had an indisputable impact on the quality of life of its residents.

It is essential to emphasise that the restoration of security in New York has been the result of a collective effort involving many players, starting with the local communities and residents themselves.

His proactive approach to security also involved close collaboration with local police forces and strict enforcement of existing laws. Giuliani also set up crime prevention and drug abuse programmes, with the aim of tackling the root causes of urban security problems.

However, it is without doubt that Rudolph Giuliani’s strong and visionary leadership has played a key role in this significant transformation.

His solution for “cleaning up” the city? Zero tolerance.

A security credo based on the powerful “broken window theory” developed by eminent criminologists James Wilson and George Kelling.

According to them: “If the broken window in a building remains unrepaired, all the other windows will soon be broken… An unrepaired window sends the signal that nobody cares and that breaking other windows costs nothing.” They argue that it is the weakening of social ties and the lack of reaction to disorder that encourages the emergence of delinquency.

The findings revealed that acts of degradation, such as graffiti, dirt, occupation of public space, consumption and sale of alcohol or drugs, begging and prostitution, generated not only resignation in the presence of disorder, but also a deep sense of insecurity among local residents. What’s more, it gave malicious individuals the impression that they could act without any consequences.

In conclusion, thanks to the security measures implemented under Rudolph Giuliani’s leadership, New York City has seen a significant improvement in its security, helping to reinforce its status as one of the most dynamic and attractive cities in the world.

What were the recipes, similar to the measures taken in NYC, and what ingredients can 5S use to help eliminate sources of non-quality in a workspace?

First of all, there is the power of cleaning, repairing and tidying, which aims to create an organised and harmonious environment. “A place for everything, and everything in its place” is not only a phrase, but also a philosophy that promotes well-being and efficiency.

Standardisation then plays a crucial role. By establishing rules that apply to everyone, they create a common framework within which everyone can live together in harmony, respecting these mutually accepted rules.

Control, with a zero-tolerance approach, maintains consistency and discipline. By tracking down each problem and identifying its root causes, it becomes possible to resolve them definitively and prevent recurrences.

Finally, in this environment, punishing deviations from established rules without fail becomes an essential measure for maintaining the integrity of the system and ensuring individual responsibility.

As you will have noticed, everyone’s involvement is absolutely crucial to the success of this kind of venture. It is only by working together that a culture of shared responsibility and mutual respect can be created.

When I think about the increasing violence in our cities, shouldn’t we consider the principles of the 5S methodology as a beneficial source of inspiration for our leaders?

Emmanuel de Ryckel